B: スマートなフォルダ管理で業務効率化を実現するポイント！
フォルダ管理について
1. ファイル名の付け方のルール
フォルダ管理を分かりやすくするためにまず必要なのが、ファイル名の付け方（命名）のルールを設定することです。チームメンバー全員が、ファイル名を見てその内容を想像できるようにすれば、作業効率は上がります。主に、以下のようなルールについて考えましょう。
(ア) ファイル名は日付か種類で分ける
(イ) ファイル名に内容がわかるものをつける（例えば請求書であればinvoiceなど）
(ウ) つなぎの記号はハイフン（－）なのかアンダーバー（＿）なのか
(エ) 日付の書き方を統一する（01012020または20200101）など
(オ) ファイル名の最後に数字を加えてバージョン管理を行う（日付_種類_00など）
上記の命名規則はバージョン管理（版管理）機能を持ち合わせないファイルサーバーを利用したものになります。版管理の機能を持ったクラウドストレージ等では、自動的にバージョンを管理してくれるので、_00といった手動管理は不要となります。
2. フォルダ分けのルール
ファイル名の付け方に加えて、フォルダ分けのルールも設定しておきましょう。フォルダ階層といった構造が複雑になっていると、それだけで目的のファイルを探すのに手間取ってしまいます。主に、以下のようなルールについて考えます。
(ア) 用件ごとにフォルダを分ける
(イ) フォルダ階層は3層までを上限にする
(ウ) 繰り返し用件は期間ごとに作る
(エ) フォルダ内の保存ファイルは20個を上限にする
フォルダ階層を深くし過ぎない
第1階層：年度別など
第2階層：プロジェクト別、顧客別、案件別など
第3階層：ファイル種別など
第3階層以下にはフォルダを作らず、ファイルだけが管理されている状態を目指すとよいでしょう。